Todo proceso comunicacional en las organizaciones modernas que tenga que ver con la realización de un trámite, da lugar a la producción de un documento, se elabore este en formato papel o electrónico. No existe ninguna empresa en el mundo la cual realice sus diferentes gestiones de palabra hablada, ya que todas tienen como producto natural a un documento, convirtiéndose estos en la evidencia más fidedigna de la realización de sus actividades.
Para solucionar estos y otros problemas generados de una mala gestión documental, las organizaciones modernas han de consolidar en su estructura diversos tipos de archivos , los cuales se encarguen de aplicar las diversas funciones y operaciones del tratamiento archivístico de los documentos, a la vez de prestar eficientes servicios de información a objeto de utilizar los documentos y la información contenida en ellos en un activo útil para la toma de decisiones y por ende para alcanzar altos índices de competitividad y cumplir con la normativa archivística como lo es el caso de la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de Archivos Públicos.
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